Remote working in Nederland – uitdagingen en beperkingen

Als gevolg van de plotselinge en ongekende lockdown die begin 2020 in het ene na het andere land werd ingevoerd, moesten de meeste medewerkers zich naar huis haasten en van daaruit werken. In Nederland begon medio maart 2020 een volledige lockdown, zodat we nu al ruim 1,5 jaar op afstand werken. De zorg van de meeste werkgevers in het begin was: hoe houdt ons personeel dit vol?

Het bleek dat de meeste werknemers het wel volhielden, en dat deden ze heel goed. In feite heeft de lockdown duidelijk de mogelijkheden en voordelen van werken op afstand laten zien (geen tijdverlies meer met woon-werkverkeer, meer mogelijkheden om de eigen werkdag in te delen, etc.). Maar er waren ook zorgen, bijvoorbeeld over het welzijn van werknemers na lange tijd geïsoleerd te zijn geweest, over het feit dat niet ieders thuissituatie goed is ingericht voor een kantoor aan huis, enzovoort. Soms zijn het juist de simpele dingen die werknemers missen, zoals de kopjes koffie en de ’toevallige ontmoetingen’ met andere collega’s.

Zoals in veel landen heeft de Covid-19 pandemie de ontwikkelingen op het gebied van tele- en hybride werken in Nederland in een stroomversnelling gebracht. Vóór de uitbraak van Covid-19 in Nederland werkte 39 procent van de beroepsbevolking wel eens thuis. Sindsdien is het aandeel mensen dat op afstand werkt drastisch toegenomen. Eind 2020 is dit gestegen tot 48 procent (ongeveer 3,5 miljoen werknemers). De verwachting is ten eerste dat deze nieuwe situatie van hybride werken zich verder zal ontwikkelen en ten tweede dat het een blijvertje is.

Na de eerste lockdown kwam er langzaamaan een beweging van mensen die terugkeerden naar kantoor. Deze beweging riep een heleboel nieuwe vragen op over het concept van hybride werken, bijvoorbeeld:

• Hoe moeten bedrijven hybride werken definiëren?
• Hoe controleren werkgevers de naleving van gezondheids- en veiligheidsregels als mensen op afstand werken?
• Hoe kunnen werkgevers werktijden op afstand registreren?
• Hoe kunnen werkgevers cyberbeveiliging op afstand waarborgen?
• Kunnen/moeten werkgevers de prestaties van hun personeel dat op afstand werkt monitoren?
• Steekt de Nederlandse wetgever een helpende hand toe (of zou zij dat moeten doen)?

Nieuwe regels en ontwikkelingen met betrekking tot regelingen voor werken op afstand of hybride werken

De Nederlandse wet kent nog niet veel regels met betrekking tot werken op afstand. De enige twee wetsteksten zijn die over de Arbo en de Wet Flexibel Werken.

De Arbo-wetgeving verplicht werkgevers zorg te dragen voor een veilige en gezonde werkomgeving voor hun werknemers. Deze verplichting geldt ook voor werken op afstand, zij het met minder strikte regels: de werkgever moet ervoor zorgen dat een werknemer thuis een ergonomische werkplek heeft. Omdat thuiswerk vaak achter een computerscherm plaatsvindt, gelden extra verplichtingen, zoals het nemen van regelmatige pauzes. De werkgever is ook verplicht om na te gaan of de thuiswerkplek voldoet aan de geldende Arbo-eisen (stoel, bureau, voldoende licht, goede ventilatie, enzovoort). Een werkgever kan aan zijn zorgplicht voldoen door de thuiswerkplek op afstand te laten controleren door een deskundige van de arbodienst of door de werknemer te vragen foto’s van zijn thuiswerkplek op te sturen naar de arbodienst ter controle en goedkeuring. Ten slotte is het raadzaam om gebruik te maken van een specifieke “thuiswerkovereenkomst” waarin suggesties zoals het nemen van regelmatige pauzes worden vastgelegd. Een dergelijke thuiswerkovereenkomst zou idealiter ook een clausule moeten bevatten die de werkgever toestaat de thuiswerkplek periodiek te controleren (met de hulp van de Arbodienst) en een clausule die erop ziet dat de werknemer de thuiswerkplek in de vooraf goedgekeurde staat houdt. Het gebruik van dergelijke thuiswerkovereenkomsten wordt niet alleen aanbevolen omwille van de algemene zorgplicht van werkgevers, maar ook om het risico te beperken van een sanctie ingeval de thuiswerkruimte wordt geïnspecteerd door de Arbeidsinspectie, of aansprakelijkheidsrisico’s ingeval de gezondheid van een werknemer te lijden heeft onder een thuiswerkruimte die niet Arbo-conform is (bv. een werknemer met nekklachten als gevolg van een niet-conform bureau en/of stoel).

Recht op werken op afstand

Op grond van de Wet Flexibel Werken kunnen werknemers die langer dan zes maanden voor hun werkgever werken, hun werkgever verzoeken om (1) aanpassing en spreiding van hun werktijden en (2) aanpassing van de werkplek. Wat de aanpassing van de arbeidsduur betreft, kan de werkgever een verzoek alleen afwijzen als hij zwaarwegende bedrijfseconomische bezwaren heeft. Uit de jurisprudentie blijkt dat dit een zware toets is. Voor de aanpassing van de arbeidsplaats geldt deze toets niet: de werkgever heeft alleen de plicht om het verzoek om op afstand te werken in overweging te nemen.

De Covid-19 pandemie heeft het denkproces aangaande thuiswerken in een stroomversnelling gebracht, resulterend in een wetsvoorstel genaamd de ‘Werken Waar Je Wilt’. Dit wetsvoorstel beoogt aan een verzoek tot telewerken hetzelfde gewicht toe te kennen als aan een verzoek tot aanpassing van de arbeidsduur (ingewilligd tenzij de werkgever zwaarwegende daarmee samenhangende bezwaren kan aantonen). De auteur is van mening dat, hoe goed bedoeld dit wetsvoorstel ook is, het voorbarig is om werknemers een wettelijk pressiemiddel te geven, zonder de maatschappelijke ontwikkelingen binnen het fenomeen hybride arbeid af te wachten.

Bovendien wordt in het wetsvoorstel geen rekening gehouden met een aantal belangrijke, complexe gevolgen van telewerken wanneer dit niet bij de werknemer thuis gebeurt: telewerken zou ook kunnen plaatsvinden in de plaatselijke Starbucks, met open Wi-Fi en een open laptop, waardoor allerlei cyberbeveiligingsrisico’s ontstaan. Werken op afstand kan ook plaatsvinden in het vakantiehuis van de werknemer buiten Nederland. Als dit gedurende langere tijd gebeurt, brengt dit allerlei extra risico’s met zich mee: het arbeidsrechtstelsel van het land waar de vakantiewoning zich bevindt kan naast het oorspronkelijk gekozen recht van toepassing worden als er lang genoeg vanuit het buitenland op afstand wordt gewerkt. Daarnaast kan de werknemer onder het buitenlandse socialezekerheidsstelsel vallen en belastingplichtig worden in het nieuwe woonland.

Daarom wordt werkgevers aanbevolen om, naast het gebruik van een thuiswerkovereenkomst, een thuis/hybride werkbeleid op te stellen, waarin de verplichtingen van zowel de werkgever als de werknemer worden beschreven, om ervoor te zorgen dat de werknemer vanuit een veilige thuiswerkplek werkt. In een dergelijk beleid moet zowel de mogelijkheid om te lang vanuit het buitenland te werken, als de mogelijkheid om op een openbare plaats te werken, worden beperkt en goed worden geregeld.

Tijdelijke Wet verruiming gebruik corona-check app

De overheid adviseert mensen op dit moment nog steeds om thuis te werken naar aanleiding van de recente verontrustende toename van Covid-19 besmettingen. Tegelijkertijd stelt de regering nu nieuwe en tijdelijke wetgeving voor die de mogelijkheid verruimt voor werkgevers om hun personeel onder bepaalde omstandigheden te vragen de door de overheid uitgegeven corona-check-app te tonen: slechts indien de werknemer een groen vinkje op deze app kan laten zien, wat betekent dat hij of gevaccineerd is of onlangs hersteld of negatief getest is, zal hij in het pand of bedrijfsomgeving van de werkgever worden toegelaten. Gezien het verhitte debat over dit onderwerp valt nog te bezien of, en in hoeverre, dit wetsvoorstel door het Nederlandse parlement zal worden aanvaard.

Monitoring, toegankelijkheid en privacy

Met de opkomst van telewerken ontstond bij veel werkgevers de wens om de prestaties van een werknemer op afstand te kunnen volgen, bijvoorbeeld door elke 10 minuten een screenshot van het computerscherm van de werknemer te maken of door gebruik te maken van monitoringsoftware waarmee werkgevers het aantal klikken en typebewegingen of toetsaanslagen kunnen bekijken.

Afgezien van het feit dat deze vormen van monitoring zwaar inbreuk maken op de privacy en geacht worden in strijd te zijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 (en artikel 8 van het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens) als ze niet met uiterste terughoudendheid worden gebruikt, moeten werkgevers zich afvragen of ze wel op de goede weg zijn met het gebruik van dergelijke middelen voor monitoring op afstand: kan de kwaliteit van werk op afstand überhaupt worden gemeten met software? Wat vertellen toetsaanslagen ons over iemands werk? Het is heel goed mogelijk dat iemand veel efficiënter kan werken als hij thuis werkt (geen reistijd, niet gestoord worden door collega’s, enz.). Er zijn veel werknemersvriendelijke alternatieven voor het gebruik van monitoringsoftware: evalueer de kwaliteit en kwantiteit in plaats van de gewerkte tijd. Dit betekent meten aan de hand van voltooide taken en de kwaliteit ervan, in plaats van aan de hand van de bestede uren.

Het evenwicht tussen werk en privéleven en het recht op onbereikbaarheid

Begin 2021 stelde het Europees Parlement wetgeving voor over het “recht om digitaal onbereikbaar te zijn”. Deze suggestie hield duidelijk verband met de groeiende bezorgdheid over een toenemend gebrek aan evenwicht tussen de werktijd en het privéleven. In sommige landen bestaat er al wetgeving op dit gebied (bijvoorbeeld in Frankrijk le Droit á la Déconnection) en sommige internationale bedrijven hebben dit in hun beleid opgenomen. In Nederland is een soortgelijke wetgeving voorgesteld: dit voorstel voorziet in een verplicht gesprek tussen werkgever en werknemers over het niet beschikbaar hoeven te zijn buiten werktijd. Werkgevers kunnen dit gesprek voeren met vakbonden, de ondernemingsraad, werknemersvertegenwoordigers of met individuele werknemers. Binnen een jaar na de mogelijke invoering van de wet moet het gesprek over de beschikbaarheid buiten werktijd hebben plaatsgevonden.

Het valt nog te bezien hoe het verdere wetgevingsproces zal verlopen. Afgezien van de informatie dat het proces in behandeling is, is er nog niet veel duidelijk over de timing van dit proces. In ieder geval kan worden geconcludeerd dat het onderwerp offline zijn op de Nederlandse (en Europese) politieke agenda staat.

Conclusies

Alles in ogenschouw nemend, kan worden geconcludeerd dat het huidige wettelijke kader niet goed is toegerust voor (de snelle ontwikkeling naar) hybride werken. De auteur is van mening dat de voorgestelde ‘Wet Werken Waar Je Wilt’ deze lacune niet op de juiste manier opvult. In plaats van zich te richten op wetgeving die werknemers bepaalde rechten toekent, wordt werkgevers aanbevolen niet op de wetgever te wachten en een visie te ontwikkelen op de wijze waarop het concept van hybride werken moet worden gedefinieerd en hoe het past in hun specifieke type bedrijf. Op basis van deze opvattingen zouden werkgevers een beleid moeten opstellen dat een duidelijk beeld geeft van hoe hun bedrijf te werk zal gaan. Bovendien zouden werknemers die thuis mogen of moeten werken (afhankelijk van hoe het bedrijf dit wil aanpakken), een goede thuiswerkovereenkomst moeten ondertekenen, om er zeker van te zijn dat hun thuiswerkplek veilig is. Ook is het raadzaam afspraken te maken over de (on)bereikbaarheid van de werknemer bij werken op afstand, om de balans tussen werk en privé te bewaren, en de naleving van de Arbeidstijdenwet te waarborgen. Last but not least is het raadzaam om een beleid te maken voor veilig gebruik van apparaten en internet vanuit huis, om de vertrouwelijke informatie van het bedrijf en alle persoonsgegevens die op afstand worden verwerkt te beschermen.

Als het bedrijf een ondernemingsraad heeft, zou deze zij betrokken moeten worden bij (delen van) de opzet van een hybride werkbeleid.

Ten slotte verdient het aanbeveling om hybride arbeid onderdeel te maken van de prestatiecyclus van de werknemer. Dit is een van de middelen die de werkgever ter beschikking staan om te beoordelen of aan de zorgplicht wordt voldaan en om te evalueren of elders werken de productiviteit van de individuele werknemer ten goede komt.