De werknemer stuurt gevoelige bedrijfsinformatie door naar een privéomgeving, welke sancties zijn er mogelijk?

Voor de meeste werknemers is het relatief eenvoudig om bedrijfsinformatie naar een privé-omgeving, zoals de persoonlijke e-mail of cloudopslag, te sturen. Mogelijk is het motief onschuldig, bijvoorbeeld omdat de werknemer thuis wil werken, maar daar geen toegang heeft tot de online-bedrijfsomgeving. Het komt echter ook voor dat een werknemer andere intenties heeft. Hoe het ook zij, wanneer bedrijfsinformatie ongeoorloofd de digitale omgeving van de werkgever verlaat, kan dit schadelijke gevolgen hebben. In dit artikel komen mogelijke maatregelen tegen de werknemer aan de orde.

Ontslag op staande voet

Een werknemer is terecht op staande voet ontslagen omdat hij 791 documenten van de server van zijn werkgever, naar zijn persoonlijke Dropbox account verstuurde, kort nadat hem was verteld dat zijn arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd niet zou worden verlengd. De werkgever hanteerde een IT-beleid waarin (onder meer) stond dat werknemers geen kopieën mogen maken van data van de werkgever, of informatie van de werkgever mogen opslaan op persoonlijke locaties. Volgens de kantonrechter levert het meenemen van bedrijfsgevoelige en vertrouwelijke informatie tegen het einde van een arbeidsovereenkomst een dringende reden voor ontslag op, zeker gelet op het, voor de werknemer kenbare, IT-beleid van de werkgever en de herhaalde communicatie daarover. De werkgever had namelijk recent een mail naar alle werknemers gezonden die werknemers eraan herinnerde dat zij bij het einde van hun contract geen documenten of eigendommen van de werkgever mogen meenemen. Dat leidde ertoe dat de werknemer volgens de rechter voldoende bekend werd geacht met de interne regels die het doorsturen van bedrijfsinformatie naar een privé-omgeving verboden. De rechter kwalificeert de gedraging van de werknemer daarom als ernstig verwijtbaar zodat hem geen transitievergoeding toekomt.

Tip 1: Hanteer een duidelijk IT Beleid

Deze uitspraak bevestigt het belang van een duidelijk beleid op een specifiek onderwerp, in dit geval IT, en herhaalde communicatie daarover. In een IT-beleid kunnen duidelijke richtlijnen en procedures over het gebruik en de bescherming van bedrijfsinformatie worden opgenomen. In dit beleid kan (onder meer) worden opgenomen dat het werknemers niet is toegestaan kopieën te maken van data van de werkgever, data buiten de online-omgeving van de werkgever te brengen, of informatie van de werkgever in een privé-omgeving op te slaan. Het is belangrijk dat alle werknemers op de hoogte zijn van dit beleid en begrijpen wat er van hen wordt verwacht. Dit leidt ertoe dat misverstanden en onbewuste overtredingen worden voorkomen. Een werkgever kan de werknemers bewustwording van het beleid blijven ‘voeden’, bijvoorbeeld door het geven van trainingen en het sturen van reminders via de mail.

Boetes wegens schending geheimhoudingsbeding

In dezelfde ontslagzaak vorderde de werkgever boetes wegens schending van het geheimhoudingsbeding. Hier kon de werkgever echter geen aanspraak op maken omdat het beding gericht was op het voorkomen dat bedrijfsinformatie bij derden terecht komt. Uit rechtspraak volgt dat het overzetten van bedrijfsinformatie naar een privéomgeving, niet automatisch betekent dat er sprake is van verspreiding naar derden. Om deze reden oordeelde de rechter in deze zaak dan ook dat er geen sprake was van een schending van het geheimhoudingsbeding en was de werknemer geen boetes verschuldigd.

Tip 2: Breid het geheimhoudingsbeding uit

De meeste arbeidsovereenkomsten bevatten een geheimhoudingsbeding met een bijbehorend boetebeding. Dit beding is vaak gericht op het voorkomen dat vertrouwelijke- en concurrentiegevoelige bedrijfsinformatie bij derden terechtkomt. Het is complex om aan te tonen dat bedrijfsinformatie bij derden terecht komt als enkel kan worden aangetoond dat een werknemer dit naar een privéomgeving doorstuurt/documenten op zijn laptop heeft gedownload. Het is mogelijk om een geheimhoudingsbeding nauwkeurig en ruimer te formuleren waardoor het ook het overzetten van informatie naar een privéomgeving onder het beding valt. Ook is het mogelijk bedrijfsgegevensbeding op te nemen in de arbeidsovereenkomst. Dankzij dit beding is het de werknemer niet toegestaan om bedrijfsgegevens in diens bezit te houden en op te slaan in een privéomgeving of anderzijds buiten de IT-omgeving van de werkgever te brengen, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de werkgever. In deze gevallen kan een werkgever ook de boete gekoppeld aan het geheimhoudingsbeding/bedrijfsgegevensbeding opleggen wanneer een (ex-) werknemer bedrijfsinformatie toch naar diens privéomgeving verstuurt. Let wel: of het standhoudt en of de werkgever er dus onder alle omstandigheden een beroep op kan doen, zal uiteindelijk afhangen van de omstandigheden.

Conclusie

Het ongeoorloofd versturen van bedrijfsinformatie naar de privéomgeving van werknemers kan ernstige gevolgen hebben voor zowel de werkgever als voor de werknemer. Door het nemen van maatregelen en het hanteren van een duidelijk beleid, kunnen werkgevers dit risico minimaliseren. Mocht een werknemer ondanks deze maatregelen toch bedrijfsinformatie naar een privéomgeving sturen, dan zijn er, afhankelijk van de getroffen maatregelen, diverse sancties mogelijk.

Heeft u als werkgever te maken met een situatie waarin bedrijfsinformatie door een werknemer naar een privéomgeving is verstuurd en wilt u weten welken stappen kunnen worden ondernomen? Neem dan contact met ons op. Ook staan wij voor u klaar om u te ondersteunen bij het opstellen van een beleid en richtlijnen over het gebruik en de bescherming van bedrijfsinformatie.