Wijziging beloningsregeling: wanneer heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht?

Introductie

Wij krijgen regelmatig de vraag of voor de wijziging van een beloningsregeling instemming van de ondernemingsraad (OR) nodig is. Bij internationale ondernemingen is deze vraag soms nog wat complexer als het bonusbeleid op concernniveau wordt vastgesteld en daaraan op nationaal niveau uitvoering moet worden gegeven. Een uitspraak van de Kantonrechter Rotterdam van eind 2025 biedt nuttige handvatten.

In deze zaak gaat het om de wijziging van een jaarlijkse prestatieafhankelijke salarisverhoging (Merit Increase) en twee bonusregelingen (SIP en AEIP). De Amerikaanse moedermaatschappij heeft vanwege een omzetdaling besloten om over 2024 geen budget beschikbaar te stellen voor salarisverhogingen. Ter compensatie hiervan wordt de salarisverhoging voor 2025 met drie maanden vervroegd. Voor wat betreft de bonusregelingen: de SIP (de bonusregeling voor sales werknemers) is in die zin gewijzigd dat een betere prestatie van werknemers nodig was om tot een gelijke beloning te komen. En in de AEIP (de bonusregeling voor niet-sales werknemers) is de drempel van de target verhoogd, als gevolg waarvan de kans op het behalen van een uitkering is verkleind.

Volgens de OR had instemming moeten worden gevraagd. Nu dit niet is gebeurd, meende de OR dat de besluiten nietig waren en daarom niet uitgevoerd mochten worden. De kantonrechter Rotterdam heeft de verzoeken van de OR afgewezen.

Wanneer is sprake van een beloningssysteem?

Op grond van de Wet op de Ondernemingsraden heeft een ondernemer voor elk door hem voorgenomen besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking van een beloningssysteem de instemming van zijn ondernemingsraad nodig, voor zover het besluit betrekking heeft op alle of een groep van in de onderneming werkzame personen. In deze zaak beoordeelde de kantonrechter of sprake was van een dergelijke wijziging van een beloningssysteem. Overigens nam de kantonrechter zonder verdere motivering aan dat de besluiten van de Amerikaanse moeder aan de Nederlandse ondernemer kunnen worden toegerekend.

Voor wat betreft de prestatieafhankelijke salarisverhoging overwoog de kantonrechter dat de OR geen instemmingsrecht had, omdat het afzien van de salarisverhoging voor 2024 niet bedoeld was om het beloningssysteem te wijzigen. Bovendien werd het beloningssysteem als zodanig niet gewijzigd en de jaarlijkse salarisverhoging had betrekking op een primaire arbeidsvoorwaarde die niet onder het instemmingsrecht valt.

Ten aanzien van de wijziging van de SIP en AEIP oordeelde de kantonrechter eveneens dat hiervoor geen instemming de OR nodig was. De belangrijkste reden was dat het besluit t.a.v. beide bonusregelingen weliswaar gevolgen zou hebben voor de hoogte van de bonus en/of de wijze van berekening daarvan, maar geen gevolgen had voor de onderlinge rangorde van beloningen binnen de betrokken groep werknemers. Hiervoor verwees de kantonrechter naar de wetsgeschiedenis waarin het beloningssysteem wordt gedefinieerd als:

Een systeem volgens hetwelk beloningen worden toegekend; het heeft betrekking op de onderlinge rangorde van de beloningen (bij voorbeeld door indeling in loongroepen of salarisschalen). Provisieregelingen en prestatietoeslagregelingen hebben in het algemeen wèl betrekking op de hoogte van de beloning, en vallen dan onder de primaire arbeidsvoorwaarden en dus niet onder het instemmingsrecht van de ondernemingsraad.

Voor beide regelingen gold dat niet was gebleken dat de ondernemer een wijziging in de onderlinge rangorde had beoogd. Voor wat betreft de SIP overwoog de kantonrechter dat de groep die voor de bonusregeling in aanmerking kwam niet was gewijzigd, terwijl de aangepaste targets haalbaar waren.

Praktische lessen voor werkgevers

Uit de uitspraak zijn praktische lessen te trekken:

1. Toerekening: voor een instemmingsrecht moet het gaan om een voorgenomen besluit van de ondernemer. Als het besluit door een (buitenlandse) moeder is genomen, heeft de OR in principe geen instemmingsrecht, tenzij dit besluit kan worden toegerekend aan de ondernemer (of als sprake is van medeondernemerschap). Van toerekening is sprake als het besluit van de (groot)moeder rechtstreeks ingrijpt in de onderneming waarvoor de OR is ingesteld en als de WOR-bestuurder op een bepaalde manier betrokken is bij de door de (groot)moeder geïnitieerde besluitvorming. Het is dus van belang rekening te houden met dit leerstuk van toerekening en er rekening mee te houden dat medezeggenschapsrechten aan de OR kunnen toekomen, ook als het besluit door een (buitenlandse) moeder wordt genomen.

2. Beloningssysteem: het onderscheid tussen wijziging van een beloningssysteem of een wijziging die betrekking heeft op de hoogte van de beloning is in de praktijk vaak moeilijk te maken. Als de wijziging vooral ziet op de hoogte van de beloning, heeft de OR geen instemmingsrecht, omdat het dan gaat om een primaire arbeidsvoorwaarde. Het overleg hierover heeft de wetgever voorbehouden aan de vakbonden. Een belangrijke factor bij de beoordeling of sprake is van een wijziging van een beloningssystematiek is de vraag of de onderlinge rangorde in beloning binnen de betrokken groep werknemers wordt gewijzigd. Dit blijkt maar weer uit deze uitspraak van de kantonrechter Rotterdam.

3. Doel van de wijziging: uit rechtspraak blijkt dat het besluit tot doel moet hebben om een beloningssysteem te wijzigen. Dat het besluit slechts gevolgen heeft voor een beloningssysteem is onvoldoende om instemmingsrecht aan te nemen.

Conclusie

De uitspraak laat zien dat de OR niet t.a.v. iedere wijziging in een bonusregeling of andere beloningsregeling instemmingsrecht heeft. Het moet gaan om een wijziging van beloningssystematiek. Uiteraard blijft in de praktijk maatwerk geboden. Ons arbeidsrechtteam adviseert nationale en internationale werkgevers over wijzigingen in beloningsbeleid, bonusregelingen en medezeggenschapstrajecten.

Wilt u laten beoordelen of een voorgenomen wijziging instemmingsplichtig is, of heeft u behoefte aan advies over het verdere medezeggenschapstraject? Wij helpen u graag.