Insights

Update wetgeving klokkenluiders: anoniem melden van vermoedens van misstanden & onderzoek van meldingen op (internationaal) groepsniveau

Sinds 17 december 2023 gelden de nieuwe (aangescherpte) eisen ten aanzien van interne meldregelingen voor klokkenluiders ook voor werkgevers met 50-249 werknemers. Een en ander volgt uit de Wet bescherming klokkenluiders. Door de aanscherping moet een werkgever voor het melden van vermoedens van misstanden een interne meldregeling hebben waarin o.a. is vastgelegd hoe met de melding wordt omgegaan, wanneer sprake is van een vermoeden van een misstand, bij wie een melding kan worden gemaakt, hoe een melding kan worden gedaan en binnen welke tijd er opvolging wordt gegeven aan een melding.

Ten aanzien van de wijze van melden en bij wie kan worden gemeld, is recent een nieuw besluit in internetconsultatie gegaan: het ‘Besluit anoniem melden vermoedens van misstanden’ (hierna: ‘het Besluit’). In het wetgevingsproces dat leidde tot de Wet bescherming klokkenluiders is al aangekondigd dat de mogelijkheid tot het doen van een anonieme melding van een vermoeden van een misstand zou worden opgenomen in de wet. Het Besluit is een verdere uitwerking van deze aankondiging. Het Besluit ligt op dit moment nog ter internetconsultatie en zou dus nog kunnen wijzigen in zijn definitieve vorm. Hierna noemen wij de belangrijkste aspecten.

Tot slot bespreken wij een ander belangrijk aspect van de wet dat recent door het Huis voor Klokkenluiders (hierna: ‘het Huis’) aan ons is verduidelijkt naar aanleiding van enkele vragen die wij aan hen stelden hieromtrent: de mogelijkheid om een klokkenluidersmelding op (internationaal) groepsniveau te laten onderzoeken.

Hoe kan anoniem worden gemeld?
Het Besluit regelt onder andere aan welke voorwaarden een anonieme melding moet voldoen. In de toelichting op het Besluit wordt nader uitgewerkt dat het de werkgever in principe vrij staat om de meldwijze voor anonieme meldingen, zelf te bepalen. Hierbij geldt dus niet (zoals voor niet-anonieme meldingen geldt) dat dit zowel schriftelijk, als mondeling via de telefoon of ander spraakberichtsysteem of in een gesprek op locatie moet worden mogelijk gemaakt. In de toelichting wordt verder opgemerkt dat werkgevers er bijvoorbeeld voor zouden kunnen kiezen om gebruik te maken van speciale software voor het doen van anonieme meldingen, die al door meerdere marktpartijen wordt aangeboden.

Wordt er anoniem gemeld, dan moet dit wel gebeuren via een speciaal hiervoor aangestelde functionaris, zie ook hierna. Die functionaris moet vervolgens met de melder bespreken hoe de melder gedurende het verdere proces benaderd wil worden (daarbij geldt ook het vereiste van het zenden van een ontvangstbevestiging van de melding aan de melder binnen 7 dagen).

Functionaris bevoegd tot het in ontvangst nemen van een anonieme melding
Personalia
Het Besluit regelt verder de voorwaarden die gelden voor een functionaris die wordt aangesteld om een anonieme melding te ontvangen. Hierbij geldt dat er minstens één functionaris in deze zin moet worden aangewezen, die geen leidinggevende functie mag hebben binnen de organisatie van de werkgever. Ook mag het niet iemand zijn die binnen de werkgever primair betrokken is bij het werven, aannemen en ontslaan van medewerkers (bijvoorbeeld iemand van HR).

Let op: wordt er meer dan één functionaris aangewezen om anonieme meldingen te ontvangen, dan mag er wel iemand worden aangewezen die zich ook in een leidinggevende of HR-gerelateerde functie bevindt. Er moet in dat geval daarnaast altijd één functionaris zijn die zich niet in een dergelijke positie bevindt. Zijn er meerdere functionarissen aangewezen en wordt een anonieme melding gedaan, dan geeft de toelichting op het Besluit aan dat de melding in eerste instantie inhoudelijk moet worden beoordeeld door de functionaris die zich niet in één van de hiervoor benoemde functies bevindt.

Overigens is niet vereist dat de functionaris die wordt aangesteld om anonieme meldingen te ontvangen, binnen de organisatie van de werkgever werkzaam is. Er kan ook worden gekozen voor een externe persoon of instantie.

Bevoegdheidseisen
Een functionaris die wordt aangesteld voor het ontvangen van anonieme meldingen moet over zodanige deskundigheid en ervaring beschikken dat deze de functie naar behoren kan vervullen. Uit de toelichting op het Besluit blijkt dat hierbij kan worden gedacht aan het goed kunnen beoordelen van de informatie van de melder, alsmede op welke wijze met die informatie kan worden omgegaan en met wie die informatie kan worden gedeeld om op een correcte manier opvolging te geven aan de melding. Ook moet de functionaris de melder kunnen informeren over de risico’s van een melding en kunnen voorhouden aan de melder dat het voor een goed onderzoek soms noodzakelijk kan zijn dat de identiteit alsnog bekend wordt gemaakt (na toestemming van de melder). Ook wordt in de toelichting gewezen op belangrijke persoonlijke kwaliteiten van de functionaris, zoals integriteitsbesef en goede communicatieve vaardigheden.

Daarnaast wordt in het Besluit nader vastgelegd dat een functionaris, die een anonieme melding ontvangt, zodanig moet handelen dat de anonimiteit van de melder wordt gewaarborgd. In de toelichting op het Besluit wordt aangegeven dat de functionaris zich er van moet vergewissen dat de identiteit niet verder bekend wordt aan andere betrokkenen bij de melding en het eventuele onderzoek naar de melding, in het onverhoopte geval dat de identiteit toch (beperkt) bekend wordt. Ook wordt het aangemoedigd om de melder in dat geval te laten weten dat zijn identiteit bekend is geworden en op welke wijze dat is gebeurd.

Verslaglegging
Een functionaris die is aangesteld voor het ontvangen van anonieme meldingen zal minimaal één keer per jaar verslag moeten uitbrengen over het aantal anonieme meldingen en de aard van de meldingen aan het hoogste gezag binnen de organisatie en aan de personeelsvertegenwoordiging. Is er geen ondernemingsraad of andere vorm van personeelsvertegenwoordiging, dan moet het verslag aan de werknemers zelf worden toegezonden.

Zelfstandigheid
Ten slotte geldt ook voor de werkgever een belangrijke plicht bij het aanstellen van een functionaris: de werkgever moet mogelijk maken dat de functionaris zijn functie naar behoren kan uitoefenen, binnen de organisatie onafhankelijk kan functioneren en geen risico loopt op negatieve (arbeidsrechtelijke) consequenties. In de toelichting op het Besluit wordt opgemerkt dat de functionaris voldoende tijd en ruimte moet krijgen om de rol op een behoorlijke en zelfstandige manier te vervullen en dat bijvoorbeeld geen verantwoording verschuldigd moet zijn aan de leidinggevende voor zover het de werkzaamheden als functionaris betreft. Verder geldt dat als de functionaris aangeeft behoefte te hebben aan bepaalde (digitale) middelen om de functie goed uit te kunnen oefenen, de werkgever hier voor zover redelijk opvolging aan moet geven.

Het Besluit: kortom
Met het Besluit anoniem melden vermoedens van misstanden wordt de mogelijkheid tot het doen van een anonieme melding van een vermoeden van een misstand en de vereisten die daarvoor gelden, alsmede voor de functionaris die wordt aangesteld om dergelijke meldingen te ontvangen, verder uitgewerkt.

Wij zijn benieuwd naar de reacties vanuit de internetconsultatie die nog loopt tot 11 juni 2024 en zullen de ontwikkelingen op dit vlak uiteraard volgen en waar nodig met jullie delen.

Tot slot: onderzoek van meldingen op groepsniveau
Sinds de inwerkingtreding van de Wet bescherming klokkenluiders is in de praktijk een aantal vragen opgeworpen die zich niet eenvoudig lieten beantwoorden door de letter van de wet zelf. Eén van deze vragen is de vraag of het op grond van de wet toegestaan is om binnen een (internationaal) concern een klokkenluidersmelding op moeder-niveau te laten onderzoeken. De wet biedt de mogelijkheid voor werkgevers in de private sector met 50-249 werknemers om middelen te delen voor het in ontvangst nemen van meldingen en het uitvoeren van onderzoeken daarnaar, maar onduidelijk was de precieze reikwijdte van deze bepaling, met name in de internationale context.

Recent stelden wij de volgende vraag aan het Huis: In het geval een melding binnenkomt bij een Nederlandse dochterentiteit (dus op het lokale meldpunt), mag die melding dan onderzocht worden op groepsniveau, dus door de internationale moeder, die in veel situaties beter is uitgerust om die melding te onderzoeken? Of mag dit alleen als de moedermaatschappij zich in Nederland bevindt?

Het Huis antwoordde daarop kort gezegd dat meldingen op moeder-niveau mogen worden onderzocht, ook als de moedermaatschappij zich in een ander land bevindt, wanneer de moeder beter is uitgerust om een melding te onderzoeken. Het is volgens het Huis belangrijk dit goed te regelen in die zin dat er door deze wijze van het onderzoeken van de melding geen drempels worden opgeworpen voor de melder.

Deze uitleg creëert dus mogelijkheden voor (internationale) concerns om meldingen te laten onderzoeken op groepsniveau. Let op: de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor het geven van tijdige opvolging aan en feedback op de melding blijft liggen op het niveau van de (dochter-)entiteit waar de melding werd ontvangen, als deze dochterentiteit wettelijk gezien verplicht is om zelf een eigen klokkenluidersregeling en meldpunt te hebben.

Bent u een werkgever en heeft u vragen over bovenstaande, of wilt u meer informatie over de eisen waaraan de huidige interne meldregeling precies moet voldoen? Mail ons dan, wij assisteren u graag.

Ilse Spee

Published On: 24 april 2024

Deel dit bericht