Thuiswerken in tijden van corona

In onze artikelen van 6 april en 19 juni jl. gaven we u al een overzicht van de verplichtingen van werkgevers ten aanzien van werknemers die (moeten) thuiswerken vanwege de corona crisis. Naar aanleiding van de overheidsmaatregelen over het corona-virus van 28 september en 13 oktober jl. werkt het gros van de Nederlandse werknemers weer voor het grootste deel vanuit huis. Eerder lieten we u al weten dat in beginsel de regels over thuiswerken ook tijdens de corona-crisis gewoon van toepassing zijn.

Hieronder treft u een overzicht van de belangrijkste aandachtspunten voor u als werkgever over thuiswerken tijdens corona. Onder het overzicht vindt u een uitgebreide uitleg.

Voor een uitgebreid overzicht van de wettelijke regels rondom thuiswerken wordt allereerst verwezen naar een artikel van Ilse Baijens en Marieke ten Broeke dat zij vorig jaar schreven.

Vanwege de buitengewone omstandigheden die op dit moment spelen, geldt een aantal aandachtspunten.

1. Inrichting van de werkplek:

Op grond van de wet dient de werkgever zorg te dragen voor een ergonomische werkplek. Aan het begin van de corona crisis vroegen we ons af of het haalbaar was om de thuiswerkplek van werknemers op dat moment helemaal ergonomisch te hebben ingericht. Uit de wet volgt dat de verplichting tot het zorg dragen voor een ergonomisch ingerichte werkplek niet geldt als dit redelijkerwijs niet van de werkgever kan worden gevergd.

De eerste maanden van de corona crisis was het zeer aannemelijk dat werkgevers van werknemers die door de coronacrisis plotseling thuis moeten werken, en dat normaal gesproken nooit deden, in redelijkheid niet gehouden kunnen worden aan het vereiste van een ergonomische werkplek. Van een door het coronavirus in zwaar weer verkerende werkgever zal bijvoorbeeld niet verwacht kunnen worden dat deze budget vrijmaakt voor de aanschaf van dure bureaustoelen voor gebruik tijdens een (hopelijk) zeer korte periode. Wel is van belang dat een werkgever zoveel doet als redelijkerwijs mogelijk is. Daarbij moet bijvoorbeeld gedacht worden aan het instrueren van werknemers of werknemers een extra beeldscherm naar huis te laten nemen voor de periode van thuiswerken.

Inmiddels zijn we zeven maanden verder en het lijkt erop dat thuiswerken voorlopig voor veel werknemers de norm zal zijn. Bovendien hebben werkgevers inmiddels kunnen inspelen op de nieuwe situatie. Er kan dus juridisch gezien mogelijk steeds meer van een werkgever worden verwacht als het gaat om de verplichting voor het zorgen voor een ergonomische werkplek. Naar alle waarschijnlijkheid moet elke werkgever er inmiddels voor zorgen dat een werknemer thuis een goede bureaustoel en beeldscherm heeft. Maar dit betekent niet dat werkgevers dit per se voor werknemers moeten aanschaffen of een budget moeten vrijmaken per werknemer. Werkgevers kunnen ook van werknemers vragen om deze spullen van kantoor op te halen of waar dat niet mogelijk is, de spullen bij de werknemer af te leveren. Ook is het aan te raden – als dat nog niet is gebeurd- om te controleren of een werknemer een fatsoenlijke werkplek heeft. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een checklist of een foto van de werkplek.

2. Psychosociale arbeidsbelasting:

Werkgevers zijn verplicht om ervoor te zorgen dat de psychosociale belasting van werknemers niet te hoog is. Let daarom goed op de psychosociale arbeidsbelasting. Werknemers die structureel thuis werken kunnen ongemerkt worden blootgesteld aan te hoge werkdruk, bijvoorbeeld met het oog op thuiswerken in combinatie met kinderen. Het is werkgevers daarom aan te raden regelmatig contact te onderhouden met hun werknemers, om te polsen hoe het gaat. Maak het bijvoorbeeld onderdeel van een bi-weekly overleg, mid year review en/of year-end review.

3. Fysieke belasting:

Werkgevers moeten erop toezien dat hun werknemers op een veilige manier werken. Wanneer een werknemer thuis werkt, kan de werkgever minder makkelijk controleren of een werknemer voldoende pauze neemt of met een goede houding achter het bureau zit. Werkgevers dienen hun werknemers daarom goed te instrueren over dit soort zaken. Daarbij kunnen werkgevers gebruik maken van de tips die het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft gepubliceerd. [link invoegen?] Ook de Arbodienst kan u hierin wellicht bijstaan.

4. Privacy & digitale veiligheid:

De Autoriteit Persoonsgegevens heeft een aantal tips gegeven over veilig thuiswerken tijdens coronacrisis. Werknemers wordt bijvoorbeeld aangeraden zoveel mogelijk met apparatuur van de werkgever te werken (en niet met bijvoorbeeld hun privécomputer). Ook geeft de Autoriteit tips rondom het veilig opslaan van gevoelige documenten en het alert zijn op phisingmails. Werkgevers doen er goed aan na te denken over het veiligheidsbeleid ten aanzien van thuiswerken tijdens de coronacrisis en hun werknemers daarover duidelijk te instrueren.

Wie gaat dat betalen?

Verplichte kosten

De wet verplicht werkgevers niet om thuiswerkende werknemers een bepaalde (onkosten)vergoeding te betalen voor het inrichten van de thuiswerkplek, het betalen van de energierekening of de aanschaf van printpapier. Wel kent de wet de verplichting voor het zorgen voor een ergonomische werkplek (zie hierboven). Als de werknemer geen thuiswerk plek heeft die aan de vereisten uit de wet voldoet, dan moet de werkgever deze faciliteren. Concreet betekent dit dat de werkgever of (a) een bureaustoel voor de werknemer moet kopen of (b) een bureaustoel van kantoor moet afleveren of (c) de werknemer een vergoeding moet geven voor de aanschaf van een bureaustoel. Als een werkgever niet voor bovenstaande kan of wil zorgen, dan zal hij de werknemer een werkplek op kantoor moeten bieden.

Houd er rekening mee dat de wet verschillende belastingvoordelen kent voor werkgevers bij aanschaf van bijvoorbeeld een ergonomische bureaustoel.

Voorzienbare kosten

Steeds meer werknemers vragen om een bijdrage in de kosten voor thuiswerken. Anders dan de hiervoor genoemde kosten is er geen wettelijke verplichting voor de werkgever om werknemers voor het thuiswerken te compenseren. Maar dat neemt niet weg dat er wel mogelijkheden zijn om werknemers hierin tegemoet te komen als de werkgever daartoe bereid is.

Bijvoorbeeld gebruikelijke/voorzienbare kosten met betrekking tot:

(a) laptop/telefoon (en telefoonabonnement)

(b) internet

(c) Printer/tablet

Deze materialen (of een vergoeding in plaats daarvan) kunnen bovendien onder bepaalde voorwaarden netto worden vergoed.

Onkosten / nutsvoorzieningen

Andere kosten (zoals voor eten en nutsvoorzieningen) kunnen alleen netto worden vergoed als de werknemer een apart kantoor heeft met een aparte sanitaire voorziening. Het is op dit moment bovendien ongebruikelijk in Nederland om werknemers een vergoeding toe te kennen voor eten, drinken en nutsvoorzieningen. Hetzelfde geldt voor een vaste telefoonlijn. Nu de duur van het verplicht thuiswerken toeneemt wordt hier, in ieder geval door de vakbonden, steeds meer op aangestuurd. Maar zonder wettelijke verplichting en met de nodige fiscale aspecten, zien wij op dit moment geen aanleiding voor werkgevers om daarin mee te gaan.