Thuiswerkbeleid aanpassen? Eerst langs de OR!

Thuiswerken is inmiddels niet meer weg te denken. Veel organisaties hebben een hybride werkregeling ingevoerd waarbij werknemers deels thuis en deels op kantoor werken. Niettemin lijkt het thuiswerken onder druk te staan. Steeds meer werkgevers willen hun personeel vaker op kantoor zien. Bijvoorbeeld om de productiviteit, sociale cohesie en de samenwerking op kantoor te stimuleren.

Als je als werkgever voornemens bent om de thuiswerkregeling aan te passen, vergeet dan niet de ondernemingsraad bij dit besluit te betrekken. Een recente uitspraak van de kantonrechter Amsterdam laat zien dat de ondernemingsraad over een dergelijk voorgenomen besluit instemmingsrecht heeft.

De situatie bij werkgever Asus: van thuis naar kantoor
Bij de start van de coronacrisis heeft Asus besloten om haar kantoor in Nederland te sluiten en haar werknemers volledig vanuit huis te laten werken. Eind 2021 is vanuit het hoofdkantoor (buiten Nederland) een richtlijn opgesteld waarin is openomen  dat werknemers voortaan nog maximaal twee dagen per week thuis mochten werken. In februari 2022 legt Asus (Nederland) bij haar ondernemingsraad het plan voor om werknemers voor één of twee dagen terug te laten keren naar kantoor. Na een positieve reactie van de ondernemingsraad worden de werknemers vanaf 28 februari 2022 weer minimaal één dag in de week terug verwacht op kantoor, vanaf 28 maart 2022 zijn dat twee dagen.

In januari 2023 benadert Asus de ondernemingsraad opnieuw. Dit keer verzoekt Asus een reactie van de ondernemingsraad voor het invoeren van een hybride regeling, zoals opgesteld door het hoofdkantoor, waarbij zij werknemers maximaal twee thuiswerkdagen aanbieden (en dus drie dagen op kantoor). De ondernemingsraad heeft Asus vervolgens geadviseerd om maximaal één of twee dagen op kantoor aan te houden. Asus houdt vast aan de hybride regeling en geeft in december 2023 nogmaals aan dat zij deze regeling in wenst te voeren. De ondernemingsraad wijst dit instemmingsverzoek af. Asus verzoekt vervolgens de rechter, primair om te oordelen dat de ondernemingsraad geen instemmingsrecht toekomt ten aanzien van de regeling, subsidiair verzoekt Asus vervangende toestemming voor het instellen van de hybride regeling.

Naar de rechter
In deze zaak oordeelde de rechter dat het thuiswerkbeleid wel degelijk onder het instemmingsrecht van de ondernemingsraad valt. Een thuiswerkregeling valt op zichzelf onder een regeling op het gebied van arbeidsomstandigheden. De arbeidsomstandigheden zijn wezenlijk anders als iemand thuiswerkt dan wanneer iemand op kantoor werkt. Er hoeft niet gereisd te worden, het werk kan flexibeler worden ingedeeld en de werk-privé balans en de werkomgeving kan naar eigen voorkeuren worden aangepast. Kortom, het voorgenomen besluit was instemmingsplichtig.

Ook krijgt Asus geen vervangende toestemming. De rechter geeft alleen vervangende toestemming wanneer de weigering van de instemming door de ondernemingsraad onredelijk is, of als het voorgenomen besluit noodzakelijk is vanwege zwaarwegende redenen aan de zijde van werkgever. Asus voert daarbij algemene argumenten aan met betrekking tot de productiviteit van de werknemers. De ondernemingsraad voert naast de hierboven genoemde argumenten een enquête onder het personeel aan, waaruit blijkt dat een grote meerderheid van de werknemers het thuiswerken zoals dat nu geregeld is aan wilt houden. Juist het huidige thuiswerkbeleid is de reden waarom deze werknemers bij Asus willen (blijven) werken. Tot slot haalt de ondernemingsraad aan dat werknemers de reis- en parkeerkosten zelf moeten betalen. De wijziging van het thuiswerkbeleid zal er dus toe zou leiden dat werknemers hogere kosten krijgen. De rechter volgt de argumenten van de ondernemingsraad en oordeelt dat het onthouden van de instemming niet onredelijk is. Ook ziet de rechter geen zwaarwegende belangen om de toestemming toch te verlenen. Van nadelige gevolgen bij het niet volgen van het beleid van het hoofdkantoor, is niet gebleken. Asus krijgt geen vervangende instemming en het huidige thuiswerkbeleid (minimaal twee dagen op kantoor) blijft in stand.

Wat betekent dit voor uw organisatie?
Als je als werkgever het thuiswerkbeleid wenst aan te passen, bijvoorbeeld door het aantal thuiswerkdagen te beperken, dan is het van belang om de ondernemingsraad hier op tijd bij te betrekken. Bij het verzoeken om instemming is het verstandig om beslagen ten ijs te komen. Zorg ervoor dat je bij de ondernemingsraad kan aantonen waarom de voorgenomen wijziging van het thuiswerkbeleid noodzakelijk is en geef een goede onderbouwing van die redenen. Houd daarbij ook rekening met de belangen van werknemers, denk bijvoorbeeld aan extra werkplekken op kantoor, afspraken rondom reistijd en de werk-privébalans.

Indien de ondernemingsraad geen instemming verleent, kan de werkgever vervangende toestemming vragen bij de rechter. Daar ligt de toetsingslat hoog. De rechter kijkt of de ondernemingsraad onredelijk is geweest in het weigeren van de instemming en of er zwaarwegende redenen zijn om het beleid toch door te voeren.

Kortom, de ondernemingsraad heeft een sterke positie waar het gaat om het thuiswerkbeleid. Het is aan te raden om de ondernemingsraad serieus te betrekken bij wijzigingen van dit beleid.

Neem gerust contact met ons op bij vragen over wijzigingen van arbeidsomstandigheden.