Rechters beoordelen een verricht onderzoek naar grensoverschrijdend gedrag kritisch

Meldingen van grensoverschrijdend gedrag vragen om snel en doortastend optreden door u als werkgever. Tegelijkertijd mag zorgvuldigheid niet uit het oog worden verloren. Uit recente rechtspraak blijkt dat rechters streng toetsen of een werkgever voldoende zorgvuldig onderzoek heeft verricht naar de toedracht van de klacht. Zo werd een ontslag op staande voet vernietigd, een ontbindingsverzoek afgewezen of juist een billijke vergoeding toegekend, omdat het onderliggende onderzoek onvoldoende zorgvuldig, onafhankelijk of controleerbaar was uitgevoerd.

Als de werkgever het onderzoek wil gebruiken als basis voor bijvoorbeeld een waarschuwing, schorsing, ontslag op staande voet of ontbinding van de arbeidsovereenkomst, moet het onderzoek aan diverse eisen voldoen. Deze worden in dit artikel besproken.

Werk met een helder onderzoeksprotocol

Voor of bij de start van het onderzoek moet duidelijk zijn welke procedure wordt gevolgd. Van werkgevers wordt verwacht dat zij daarin onder meer vastleggen:

• wie het onderzoek uitvoert;
• wat de reikwijdte en onderzoeksvragen zijn;
• hoe interviews plaatsvinden;
• hoe verklaringen worden vastgelegd;
• hoe met vertrouwelijkheid wordt omgegaan;
• of betrokkenen op verklaringen en voorlopige bevindingen mogen reageren.

Het protocol moet met de betrokken partijen worden gedeeld en vervolgens daadwerkelijk worden nageleefd. Afwijken van de vooraf vastgestelde werkwijze kan de betrouwbaarheid van het onderzoek aantasten.

Hoor en wederhoor staat centraal

De beschuldigde werknemer moet tijdig en volledig worden geïnformeerd over de aard en inhoud van de verwijten. Algemene kwalificaties als “ongepast” of “grensoverschrijdend gedrag” zijn onvoldoende.

De beschuldigde werknemer moet weten welke concrete gedragingen worden onderzocht. Waar mogelijk moeten data, situaties, betrokken personen, documenten, WhatsApp-berichten of andere voorbeelden worden genoemd. Alleen dan kan de werknemer zich behoorlijk verweren.

Daarnaast dient de werknemer voldoende gelegenheid  te krijgen om te reageren, niet alleen tijdens een gesprek/verhoor, maar ook op het (concept) gespreksverslag en op de voorlopige bevindingen voordat het onderzoek wordt afgerond.

Laat verklaringen controleren

Wanneer gesprekken schriftelijk worden uitgewerkt, dienen de aanwezigen in beginsel de gelegenheid te krijgen om hun eigen verklaring te controleren en waar nodig aan te vullen of te corrigeren. Dit voorkomt discussies over onjuiste weergaven en vergroot de bewijswaarde van het onderzoeksrapport.

Zorg voor onafhankelijke en deskundige onderzoekers

Een extern onderzoek is niet in alle gevallen direct aangewezen. Het is belangrijk eerst te beoordelen of de melding intern en op een minder ingrijpende wijze zorgvuldig kan worden opgepakt en opgelost. Wanneer een persoonsgericht onderzoek aangewezen is dient de onderzoeker voldoende onafhankelijk en onpartijdig te zijn. Niet iedere band met de werkgever maakt een onderzoek direct onbruikbaar, maar iedere schijn van vooringenomenheid moet worden vermeden. Bij ernstige of complexe meldingen kan het verstandig zijn een externe onderzoeker of gespecialiseerd onderzoeksbureau in te schakelen. Bij een degelijk extern onderzoek is het van belang dat de onderzoekers aantoonbare ervaring hebben met persoonsgericht onderzoek en arbeidsrechtelijke verhoudingen.

Onderbouw conclusies met betrouwbaar bewijs

Rechters stellen hoge eisen aan het bewijs dat naar voren wordt gebracht om grensoverschrijdend gedrag aannemelijk te maken. Eén verklaring van één melder is niet altijd voldoende voor het opleggen van een vergaande maatregel. Conclusies moeten daarom zoveel mogelijk worden ondersteund door andere verklaringen, e-mails, berichten, camerabeelden, documenten of overige objectieve informatie.

Anonieme verklaringen

Anonieme verklaringen mogen worden gebruikt, maar vragen om extra zorgvuldigheid. Zij moeten concreet, feitelijk en zorgvuldig worden vastgelegd en mogen bij voorkeur niet de enige basis vormen voor een ernstige sanctie. Ook bij anonimiteit moet de beschuldigde werknemer voldoende informatie krijgen om zich te kunnen verdedigen.

Voor werkgevers

Een zorgvuldig onderzoek beschermt niet alleen de betrokken werknemers, maar ook de werkgever. Zonder een helder protocol, concreet hoor en wederhoor, onafhankelijke onderzoekers en voldoende betrouwbaar bewijs, kan zelfs een op zichzelf ernstige melding onvoldoende basis bieden voor ontbinding van de arbeidsovereenkomst. Wij ondersteunen werkgevers bij de arbeidsrechtelijke waarborgen bij een onderzoek naar grensoverschrijdend gedrag en het bepalen van passende vervolgstappen.