Q&A Opname van vakantiedagen

In dit artikel gaan we in op een aantal veel voorkomende vragen met betrekking tot de opname van vakantiedagen.

1. Mag een vakantieaanvraag geweigerd worden?

In principe moeten werkgevers de vakantieaanvraag toekennen conform de wensen van werknemer. Dit is anders als er gewichtige redenen zijn om dit niet te doen. Hieraan wordt niet snel voldaan. Van een gewichtige reden is alleen sprake als de vakantieopname de bedrijfsvoering ernstig zal verstoren, bijvoorbeeld als er geen vervanging kan worden geregeld en/of het bedrijf zelfs zal moeten sluiten als de werknemer met verlof zou gaan. Daarnaast moeten de gevolgen van de verstoring van de bedrijfsvoering worden afgewogen tegen de gevolgen voor werknemer van het niet inwilligen de vakantieaanvraag. Overigens betekent dit niet dat de werknemer tevoren geen vakantie hoeft aan te vragen onder het mom van ‘mijn werkgever kan toch niet weigeren’.

Voor de vaststelling van vakantiedagen kan iets anders schriftelijk worden overeengekomen, bijvoorbeeld als in de arbeidsovereenkomst of het personeelshandboek is opgenomen dat in een bepaalde periode (piekmomenten) niet of beperkt vakantie kan worden opgenomen. Ook hiervoor zal de werkgever gewichtige redenen moeten hebben.

Als een vakantieaanvraag wordt geweigerd vanwege gewichtige redenen, zullen werknemers in elk geval de gelegenheid moeten krijgen om twee aaneengesloten weken of tweemaal een week vakantie te genieten (als zij dat willen).

In principe zullen werkgevers binnen twee weken op de vakantieaanvraag van werknemers moeten reageren (alleen voor bovenwettelijke vakantiedagen kan schriftelijk een andere termijn worden afgesproken). Als de werkgever dit nalaat, wordt verondersteld dat de werknemer toestemming heeft om met vakantie te gaan.

2. Mogen arbeidsongeschikte werknemers op vakantie?

Tijdens ziekte mogen werknemers vakantie opnemen (eveneens met toestemming van werkgever), zij het dat dit in overleg met de bedrijfsarts moet gebeuren. De bedrijfsarts zal bepalen of er medische bezwaren zijn tegen het opnemen van vakantie, bijvoorbeeld als dit de re-integratie belemmert of vertraagt. Als dergelijke bezwaren bestaan, kan de vakantieaanvraag worden geweigerd. In het geval dat de werkgever of werknemer het oneens is met het oordeel van de bedrijfsarts, kunnen zij beiden een deskundigenoordeel bij het UWV aanvragen. Tijdens de vakantie gelden er geen re-integratieverplichtingen en heeft de zieke werknemer recht op 100% van het loon, ook tijdens een slapend dienstverband.

Als werknemer vlak voor zijn (al aangevraagde) vakantie ziek wordt, mogen geen vakantiedagen worden afgeschreven en hebben deze geplande vakantiedagen als ziektedagen te gelden, de werknemer kan namelijk niet ‘genieten’ van de vakantiedag (recupereren). De werknemer mag dan op een ander moment vakantiedagen opnemen.

Voor de zieke werknemer geldt dat ziektedagen alleen als vakantiedagen mogen worden aangemerkt (afgeboekt) als de werknemer daarmee instemt. Alleen in dat geval dus mogen die dagen in mindering worden gebracht op het saldo (bovenwettelijke) vakantiedagen. Dit geldt ook als de werknemer zijn dagen al had aangevraagd en dan ziek uitvalt en de werknemer de geplande vakantie vervolgens ‘uitvoert’ en zelfs in het hiervoor genoemde geval dat de zieke werknemer tijdens ziekte vakantie opneemt. Bij de zieke werknemer moet de werkgever dus alert zijn op de instemming van de werknemer, dat de dagen als vakantiedagen worden afgeboekt.

3. Kan een goedgekeurde vakantie ingetrokken/verschoven worden door de werkgever/werknemer?

Alleen als de werkgever hiervoor gewichtige redenen heeft. Denk hierbij bijvoorbeeld aan plotselinge drukte in het bedrijf door een spoedorder of onmisbaarheid van de werknemer in verband met de plotselinge ziekte van diens plaatsvervanger. In dat geval zal de werkgever wel de schade die de werknemer door deze intrekking lijdt moeten vergoeden, denk bijvoorbeeld annuleringskosten.

De werknemer mag een goedgekeurde vakantieperiode in principe alleen intrekken of verschuiven met instemming van de werkgever. Hierbij spelen de redelijkheid en billijkheid echter wel een rol. Het kan bijvoorbeeld onredelijk zijn als de werkgever met een dergelijk verzoek niet instemt, als er geen werk voor de werknemer voorhanden is.

4. Wat als (zieke) werknemers zonder toestemming op vakantie gaan?

Dit kan mogelijk worden aangemerkt als werkweigering of belemmering van de re-integratie. Dit kan onder omstandigheden reden zijn voor een beëindiging van het dienstverband wegens verwijtbaar handelen of zelfs een dringende reden voor ontslag op staande voet vormen. Dit hangt echter sterk af van de specifieke omstandigheden van het geval.

Als de werknemer bijvoorbeeld na het uitblijven van een reactie op zijn vakantieaanvraag toch op vakantie gaat, kan dit niet snel als werkweigering worden beschouwd. Dit is mogelijk anders, als de werknemer na een (tijdige) afwijzing van de vakantieaanvraag door de werkgever toch met vakantie gaat.

Hou er rekening mee dat het aan de werkgever is om aan te tonen dat de werknemer zonder toestemming op vakantie is gegaan (als dit wordt ontkend door de werknemer).

5. Moeten werknemers bereikbaar zijn tijdens hun vakantie?

In principe kan de werkgever werknemers niet verplichten om werkzaamheden te verrichten of bereikbaar te zijn tijdens vakantie, tenzij dit onderling is afgesproken. Als werknemers zich tijdens vakantie ziekmelden, zijn zij wel verplicht zich bereikbaar te houden voor de werkgever (zie ook onder vraag 6). Ook in het geval van uitzonderlijke omstandigheden op het werk kan soms van werknemers worden verlangd dat zij bereikbaar zijn dan wel werkzaamheden verrichten. Van een dergelijke uitzondering is echter niet snel sprake.

6. Wat te doen als werknemers zich ziekmelden tijdens vakantie?

Als werknemers zich ziekmelden tijdens vakantie mogen de ziektedagen niet worden aangemerkt als vakantiedagen, maar moeten deze vakantiedagen worden omgezet naar ziektedagen (zie hiervoor). Dit is alleen anders als werknemer er in een dergelijk ziektegeval mee instemt om deze dagen als vakantiedagen aan te merken (zie ook onder 2). Ook kan dit op voorhand worden overeengekomen (bijv. in de arbeidsovereenkomst), maar dan zal deze verrekening alleen met de bovenwettelijke vakantiedagen zijn toegestaan.

De werknemer zal de ziekmelding tijdens vakantie zo snel mogelijk aan de werkgever moeten doorgeven. De werkgever mag in dat geval van de werknemer verlangen dat hij/zij zich bereikbaar houdt en mag de werknemer oproepen bij de bedrijfsarts om vast te stellen of sprake is van arbeidsongeschiktheid. Als de werknemer in het buitenland is (en niet in staat is om terug te keren naar Nederland), bestaat de mogelijkheid om bij een buitenlandse equivalent van het UWV een dergelijke keuring door een bedrijfsarts te laten plaatsvinden. Als werknemers zich niet houden aan de voorschriften van de werkgever kan hiervoor mogelijk een disciplinaire sanctie worden opgelegd en in het uiterste geval zelfs ontslag (op staande voet) worden gegeven.

7. Wat als werknemer te laat of niet terugkeert van vakantie?

In dat geval zal de werkgever moeten verifiëren wat de reden hiervoor is. Als de werknemer bijvoorbeeld verhinderd is door ziekte of andere overmacht om (tijdig) terug te keren, is dit doorgaans een deugdelijke reden. Werknemer zal hiervoor dan wel zo spoedig mogelijk contact moeten opnemen met de werkgever en moeten kunnen aantonen dat hij niet (tijdig) kon terugkeren van zijn vakantiebestemming (en er alle nodige moeite voor heeft gedaan om wel op tijd terug te zijn).

Als werknemers zonder deugdelijke reden te laat terugkeren of zelfs in het geheel weigeren om terug te keren, kan dit tot disciplinaire sancties leiden. In sommige omstandigheden kan hiervoor zelfs ontslag (op staande voet) worden gegeven, bijvoorbeeld als de werknemer ondanks meerdere waarschuwingen te laat terugkeert.

8. Wat als werknemers nog (veel) vakantiedagen over hebben na het vakantieseizoen?

Wettelijke vakantiedagen vervallen zes maanden na het kalenderjaar waarin deze zijn opgebouwd (tenzij een langere periode is afgesproken of tenzij de dagen niet konden worden opgenomen), dus vanaf juli in het jaar nadat de dagen zijn opgebouwd. Bovenwettelijke vakantiedagen verjaren binnen vijf jaar na het kalenderjaar waarin deze vakantiedagen zijn opgebouwd, mits de werknemer de kans heeft gekregen die dagen op te nemen (zie hierna). Overigens kan deze verjaring worden gestuit door de werknemer, waardoor de verjaringstermijn opnieuw begint te lopen.

Op basis van Europese rechtspraak heeft de werkgever een zware inspanningsplicht m.b.t. de opname van wettelijke vakantiedagen door werknemers. De werkgever moet de werknemer informeren over het verval van de vakantiedagen en actief aansporen om deze vakantiedagen op te nemen. Het is aan de werkgever om aan te tonen dat aan deze inspanningsverplichting is voldaan. Als werknemers nog (veel) vakantiedagen over hebben is het raadzaam om bijvoorbeeld in het najaar met werknemers om de tafel te gaan zitten om afspraken over de opname van de vakantiedagen te maken voor de rest van het jaar en dit ook schriftelijk vast te leggen.

Als werkgevers deze inspanningsplicht nalaten (of niet kunnen aantonen dat zij hieraan hebben voldaan), geldt voor de wettelijke vakantiedagen in plaats van de vervaltermijn van zes maanden de langere verjaringstermijn van vijf jaar. Hetzelfde geldt als werknemers niet in staat zijn om vakantiedagen op te nemen/te genieten; dat kan bijvoorbeeld het geval zijn bij langdurige volledige arbeidsongeschiktheid. Als werknemers er echter ondanks de inspanningen van werkgevers welbewust voor kiezen om hun wettelijke vakantiedagen niet op te nemen, vervallen deze vakantiedagen wel binnen zes maanden na het kalenderjaar waarin deze zijn opgebouwd.

Daarnaast is het voor wettelijke vakantiedagen niet toegestaan om deze tijdens het dienstverband af te kopen. Dit mag alleen bij bovenwettelijke vakantiedagen.

9. Wat te doen met openstaande vakantiedagen bij einde dienstverband?

Bij het einde van het dienstverband heeft de werknemer recht op uitbetaling van de opgebouwde maar niet-genoten vakantiedagen. Hiervoor is niet relevant op welke manier het dienstverband is geëindigd. Voor het bepalen van het openstaande vakantiesaldo op de einddatum tellen eventueel vervallen of verjaarde vakantieaanspraken niet mee (zie onder vraag 8). Overigens is het mogelijk om over de uitbetaling van vakantiedagen bij de eindafrekening afwijkende afspraken te maken in een beëindigingsovereenkomst (in de vorm van een vaststellingsovereenkomst).

Ook is de werkgever verplicht om bij einde dienstverband een verklaring uit te reiken aan de werknemer waarin het resterende vakantiesaldo is opgenomen. De werknemer kan deze vakantiedagen alsnog opnemen bij zijn/haar nieuwe werkgever zonder behoud van loon, tenzij hierover andere afspraken worden gemaakt met de nieuwe werkgever (en de werknemer nog ten minste het wettelijk minimum aan vakantiedagen kan genieten).

Voor de uitbetaling van vakantiedagen bij de eindafrekening is de waarde van een vakantiedag gelijk aan één dag loon, berekend op basis van het laatstverdiende loon. Onder dit loon valt niet alleen het basissalaris, maar ook vakantietoeslag, een vaste dertiende maand, vaste eindejaarsuitkering, winstdeling, bonus, provisies, persoonlijke toeslagen. Ook kan het werkgeversdeel pensioenpremie onder dit loon worden begrepen, maar hierover bestaat discussie en in sommige uitspraken wordt het werkgeversdeel pensioenpremie buiten de berekening gelaten. Bij ziekte moet worden uitgegaan van het volledige loon, ook als slechts 70% werd doorbetaald.

Een negatief saldo aan vakantiedagen mag in principe met de eindafrekening worden verrekend, al is het raadzaam hierover vooraf schriftelijke afspraken te maken vanwege wisselende rechtspraak op dit punt.

Heeft u vragen over de opname van vakantiedagen of wilt u zeker weten dat uw vakantiebeleid juridisch op orde is? Neem dan vooral contact met ons op.