Hoe ver reikt het inzagerecht van de AVG?

Op 23 mei 2019 heeft de Rechtbank Noord-Holland een interessante uitspraak gedaan over het inzagerecht van de AVG.

In de AVG wordt nadrukkelijk gesproken over een recht op een kopie van de persoonsgegevens, een term die er tijdens het totstandkomingsproces van de AVG in terecht kwam en die onder het oude recht (Richtlijn en Wbp) niet expliciet stond genoemd. De Rechtbank Noord-Holland oordeelde echter dat hiermee niet bedoeld wordt dat een betrokkene daadwerkelijk kopieën ontvangt van alle bescheiden waarin de persoonsgegevens zijn verwerkt. Volgens de rechter bestaat er recht op een volledig inzicht, in begrijpelijke vorm, van alle persoonsgegevens, in een vorm die de betrokkene in staat stelt om kennis te nemen van zijn gegevens en deze te controleren. En voor zover daaraan kan worden voldaan met een andere vorm van verstrekking dan het verstrekken van daadwerkelijke kopieën, is daarmee voldaan aan de AVG, aldus de rechter.

In de arbeidsrechtpraktijk is te zien dat verzoeken om kopieën van persoonsgegevens meestal worden gehonoreerd met het verstrekken van daadwerkelijke kopieën (met uitzondering van bepaalde interne notities die uitsluitend bedoeld zijn voor intern overleg, zie hiervoor uitgebreider ons artikel uit 2017 . Maar volgens deze rechtbank hoeft dat dus strikt genomen niet. Enkel als bepaalde vormen van persoonsgegevens zich moeilijk lenen voor opname in een overzicht, heeft een betrokkene daadwerkelijk recht op een kopie van de documenten waarin die gegevens zijn opgenomen, omdat dat de meest effectieve wijze is waarop voldaan kan worden aan het inzageverzoek. In een arbeidsrechtelijke context zou men hierbij kunnen denken aan een eindejaarsbeoordeling.

Men zou kunnen zeggen dat deze discussie wellicht wat theoretisch is, aangezien een verzoek om inzage vaak zal worden gedaan, juist ter verkrijging van (kopieën van) eindejaarsbeoordelingen en dergelijke. Toch is het goed te weten dat het recht van kopie, op basis van de uitspraak van de Rechtbank Noord-Holland, niet zonder meer betekent dat de betrokkene kopieën van alle documenten mag verlangen, waarin de persoonsgegevens zijn opgenomen.