De aanzegplicht – FAQ’s beantwoord

Voor veel werkgevers roept de aanzegplicht nog steeds vragen op. Zonde, want de (financiële) gevolgen door fouten of onduidelijkheden zijn goed te voorkomen. Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen over dit onderwerp.

1. Wat is de aanzegplicht?
De aanzegplicht geldt voor arbeidsovereenkomsten van bepaalde tijd van zes maanden of langer. De verplichting houdt in dat de werkgever op tijd moet aangeven of de arbeidsovereenkomst na de overeengekomen duur wordt verlengd of niet. De aanzegging moet uiterlijk één maand vóór de einddatum van de tijdelijke overeenkomst schriftelijk plaatsvinden.

2. Wat als de werkgever de aanzegplicht niet nakomt?
Als de werkgever niet (of te laat) aanzegt, is hij een aanzegvergoeding verschuldigd.

• Helemaal geen aanzegging: één maandsalaris.
• Te late aanzegging: een maandsalaris naar rato.

Met maandsalaris wordt bedoeld: het overeengekomen basis maandloon, zonder vakantiegeld, vergoedingen, toeslagen of variabele looncomponenten.

3. Eindigt de arbeidsovereenkomst dan wel gewoon?
De arbeidsovereenkomst eindigt bij een te late of ontbrekende aanzegging wel van rechtswege, tenzij wordt doorgewerkt nadat die arbeidsovereenkomst is geëindigd.

4. Is mondeling aanzeggen voldoende?
Een aanzegging moet schriftelijk plaatsvinden. De aanzegvergoeding is strikt genomen altijd verschuldigd als er geen schriftelijke aanzegging is, ook als wel voor de werknemer langs een andere weg duidelijk was dat de arbeidsovereenkomst niet zou worden voortgezet en/of de werknemer geen nadeel heeft geleden door het niet-naleven van het schriftelijkheidsvereiste.
Een aanzegging moet dus schriftelijk plaatsvinden of in ieder geval schriftelijk worden bevestigd. Als er mondeling afspraken zijn gemaakt dan is het verstandig om de afspraken schriftelijk te bevestigen.

5. Moet er ook worden aangezegd als je van plan bent de werknemer een nieuw contract aan te bieden?
Ja, de aanzegplicht betekent dat je de werknemer laat weten of je wel (en in dat geval onder welke voorwaarden) of niet gaat verlengen. Dus ook als je van plan bent de werknemer te behouden, moet strikt genomen schriftelijk worden aangezegd.

6. Is een aanzegging bij het aangaan van het dienstverband (bij voorbaat dus) voldoende?
In veel model arbeidsovereenkomsten staat een aanzegging bij voorbaat opgenomen: “De werkgever informeert de werknemer dat deze arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd, na het verstrijken van de overeengekomen duur niet zal worden voortgezet.”

Een aanzegging bij voorbaat is in beginsel toegestaan en kan voldoende zijn. Maar let op: uit een recente uitspraak blijkt dat een aanzegging bij voorbaat bij opvolgende arbeidsovereenkomsten toch kan betekenen dat niet aan de aanzegverplichting is voldaan. In dit geval werd geoordeeld dat een aanzegging bij voorbaat in een arbeidsovereenkomst die, ondanks die daarin opgenomen aanzegging, al twee keer was verlengd, niet meer als een serieuze aanzegging kon worden beschouwd voor wat betreft het bepaalde tijd contract dat daarop volgde. De werkgever had de werknemer dus tijdig moeten informeren dat aan de laatste (derde) aanzegging wél gevolg zou worden gegeven. Door dat niet te doen (althans: alleen bij voorbaat), ontbrak de vereiste duidelijkheid en zekerheid voor de werknemer. In dit geval had de werkgever daardoor niet aan zijn aanzegverplichting voldaan, en was de aanzegvergoeding verschuldigd.
Het verdient dus aanbeveling om bij opvolgende arbeidsovereenkomsten nogmaals duidelijk aan te zeggen.

7. Moet een aanzegging per se individueel verzonden worden of kan het ook via een online HR-systeem?
De werkgever heeft de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de werknemer bekend wordt met de aanzegging. De werkgever moet er daardoor ook voor zorgen dat hij dat zo nodig kan bewijzen, bijvoorbeeld door middel van een aangetekende brief, een e-mail met ontvangstbevestiging of WhatsApp-bericht met ‘blauwe vinkjes’. In de praktijk worden aanzeggingen ook wel eens gedaan via een online systeem, zonder nadere kennisgeving aan de werknemer. De werkgever gaat er dan vanuit dat de werknemer het systeem regelmatig checkt. De werkgever loopt hiermee het risico niet te voldoen aan de aanzegplicht, en daarmee de aanzegvergoeding verschuldigd te worden.

Het is raadzaam om de werknemer altijd te informeren over het verzenden van de aanzegging en ervoor te zorgen dat de werkgever kan bewijzen dat de werknemer het bericht heeft ontvangen, ook als de kennisgeving plaatsvindt via een online HR-systeem. Kleine moeite, minder kosten!